Comme nul n’est supposé ignorer la loi, nous avons cru bon vous en parler un peu.

Cette loi est entrée en vigueur en septembre 2022 et les différentes mesures à mettre en place s’échelonnent sur trois ans, soit jusqu’en septembre 2024.

Si vous croyez qu’elle ne concerne que les grandes entreprises telles que, par exemple, les compagnies d’assurances, les institutions financières, détrompez-vous! Elle s’applique à vous et à toute entreprise privée si petite soit-elle; même les OBNL comme l’AMDEQ ainsi qu’aux travailleurs autonomes.

Cette loi modifie et ajoute plusieurs droits et obligations concernant la protection, la sécurité des données et les renseignements personnels de vos clients ainsi que ceux de vos employés. Vous devez poser des actions concrètes pour assurer la sécurité de leurs informations. Elle règlemente la collecte des renseignements personnels, son utilisation, la communication et la conservation de ces renseignements.

UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL, c’est quoi

Les renseignements personnels sont tout type de renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. On part du principe que les renseignements que vous avez sur vos clients sont confidentiels. Sauf exception, vous ne pouvez pas communiquer ces renseignements SANS LEUR CONSENTEMENT, par exemple le nom, la race, l'origine ethnique, la religion, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, etc.

EXCEPTION IMPORTANTE : La Loi 25 n’exige pas l’obtention d‘un consentement pour la collecte, la communication et l’utilisation de renseignements personnels lorsqu’ils sont de NATURE COMMERCIALE. Par exemple, si vous avez dans votre base de données le nom, le titre et la fonction d’une personne, son adresse courriel d’entreprise, son numéro de téléphone au travail ou l’adresse de son entreprise, ces renseignements sont de nature commerciale et ne sont pas assujettis à la Loi 25.

VOS OBLIGATIONS

La plus importante obligation dont découlent toutes les autres obligations, est d’avoir établi DES POLITIQUES ET DES PRATIQUES encadrant la gestion et la gouvernance des renseignements personnels au sein de votre entreprise et de publier ces pratiques en termes simples et clairs sur le site Web de votre entreprise ou, si vous n’avez pas de site Web, par tout autre moyen approprié.

Il serait trop long de détailler l’ensemble des autres obligations dans cette infolettre et nous ne sommes pas des spécialistes en la matière, ni juristes ou avocats. Pour ce faire, nous préférons vous diriger vers d'autres organismes plus spécialisés pouvant vous aider à vous conformer à la Loi 25, dont bien entendu, la « Commission d’Accès à l’Information ».

Nous vous invitons donc à cliquer sur les liens ci-après pour en apprendre davantage sur la Loi 25 et vos obligations.

 https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/information-entreprises-privees

https://www.cai.gouv.qc.ca/uploads/pdfs/CAI_GU_Responsabilites_Entreprises.pdf

https://www.barreau.qc.ca/media/deknztxe/aide-memoire-loi-25.pdf

Tout ce que vous devez savoir sur la Loi 25

 

Ceci dit, comme l’AMDEQ a déjà entrepris certaines démarches pour se conformer à la Loi 25 en mettant en place certaines mesures pour rencontrer nos obligations en lien avec la confidentialité des données personnelles et la protection des renseignements personnels de nos employés, il nous fera plaisir d’en discuter avec vous, et même de vous partager certains documents.